Trong thời đại thương hiệu cần tạo dấu ấn mạnh mẽ với khách hàng, sự kiện trở thành một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh, quảng bá sản phẩm và kết nối với công chúng. Tuy nhiên, để một sự kiện diễn ra thành công, phía sau đó là cả một quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và tỉ mỉ. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ quy trình tổ chức sự kiện của một agency, từ khâu tiếp nhận brief đến khi sự kiện kết thúc.
1. Tiếp nhận yêu cầu và phân tích brief từ khách hàng
Bước đầu tiên trong quy trình tổ chức sự kiện là tiếp nhận brief từ khách hàng. Brief thường bao gồm:
- Mục tiêu sự kiện (ra mắt sản phẩm, hội nghị khách hàng, lễ khai trương…)
- Thời gian dự kiến
- Đối tượng tham dự
- Ngân sách
- Thông điệp cần truyền tải
Agency tổ chức sự kiện sẽ phân tích kỹ các thông tin này để hiểu đúng nhu cầu và mong muốn của khách hàng, từ đó đề xuất một hướng đi khả thi và sáng tạo.
2. Nghiên cứu và xây dựng ý tưởng chủ đạo (concept)
Sau khi nắm rõ brief, đội ngũ sáng tạo của agency sẽ bắt tay vào xây dựng concept cho sự kiện. Đây là phần quan trọng, thể hiện bản sắc và dấu ấn riêng biệt.
Một concept sự kiện hiệu quả cần đảm bảo:
- Phù hợp với mục tiêu thương hiệu
- Gây ấn tượng mạnh với khách mời
- Dễ triển khai và khả thi trong thực tế
Ví dụ, một sự kiện ra mắt sản phẩm công nghệ có thể mang chủ đề “Chạm vào tương lai” với thiết kế hiện đại, công nghệ tương tác thực tế ảo, sân khấu ánh sáng LED, v.v.
3. Lên kế hoạch tổng thể và chi tiết
Dựa trên concept, agency sẽ lập kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết, bao gồm:
- Timeline từng hạng mục
- Bảng phân công nhân sự
- Dự trù ngân sách
- Kế hoạch truyền thông
- Phương án dự phòng khi xảy ra rủi ro
Kế hoạch càng chi tiết, khả năng kiểm soát sự kiện càng cao và giúp hạn chế phát sinh chi phí hoặc sai sót ngoài ý muốn.
4. Thiết kế và sản xuất các hạng mục
Một agency chuyên nghiệp sẽ phụ trách sản xuất toàn bộ các hạng mục phục vụ sự kiện như:
- Backdrop, sân khấu, banner, photobooth
- Kịch bản MC, tiết mục biểu diễn, hoạt động trải nghiệm, thuê múa lân…
- Clip teaser, video trình chiếu
- Hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình LED
Đội ngũ kỹ thuật, thiết kế và sản xuất sẽ cùng phối hợp để đảm bảo tính đồng bộ giữa concept và vật liệu thi công, đồng thời đảm bảo an toàn và thẩm mỹ.
5. Truyền thông trước sự kiện (Pre-Event)
Truyền thông là yếu tố không thể thiếu để sự kiện thu hút được sự quan tâm của đúng đối tượng.
Agency sẽ triển khai các hoạt động truyền thông như:
- Thiết kế thư mời, landing page sự kiện
- Gửi email marketing và thông cáo báo chí
- Chạy quảng cáo trên Facebook, Google, TikTok…
- Hợp tác KOLs, Influencers phù hợp
Tùy vào quy mô và mục tiêu, agency sẽ lựa chọn kênh truyền thông phù hợp để tối ưu hóa ngân sách và tăng độ phủ sóng sự kiện.
6. Tổng duyệt và điều phối ngày diễn ra
Trước ngày tổ chức, agency sẽ tổ chức tổng duyệt chương trình để kiểm tra mọi khâu:
- Test âm thanh, ánh sáng, màn hình
- Duyệt kịch bản MC, diễn tập chương trình
- Đào tạo nhân sự hậu cần, lễ tân
- Kiểm tra an toàn, phòng cháy chữa cháy
Vào ngày chính thức diễn ra sự kiện, đội ngũ điều phối của agency sẽ túc trực tại hiện trường để đảm bảo mọi việc vận hành trơn tru, giải quyết tình huống phát sinh nhanh chóng.
7. Truyền thông trong sự kiện (In-Event)
Trong quá trình sự kiện diễn ra, agency sẽ đồng thời thực hiện ghi hình, chụp ảnh, livestream, giúp:
- Lưu giữ khoảnh khắc sự kiện
- Tăng tương tác mạng xã hội
- Phát lại trên các kênh truyền thông của thương hiệu
Đây là cơ hội để thương hiệu tối đa hoá hiệu ứng truyền thông, biến khách mời thành “người phát ngôn tự nhiên” khi họ chia sẻ hình ảnh sự kiện lên trang cá nhân.
8. Tổng kết và báo cáo sau sự kiện (Post-Event)
Ngay sau khi sự kiện kết thúc, agency sẽ tiến hành:
- Thu dọn hiện trường
- Đánh giá chất lượng triển khai theo các chỉ số KPI
- Báo cáo truyền thông (lượt view, tương tác, bài đăng…)
- Gửi video highlight và album ảnh tổng hợp
Một số agency chuyên nghiệp còn tổ chức buổi rút kinh nghiệm với khách hàng để nâng cao chất lượng các sự kiện tiếp theo.
9. Duy trì mối quan hệ và đề xuất hợp tác tiếp theo
Sau sự kiện, một agency tổ chức sự kiện uy tín không dừng lại ở việc kết thúc hợp đồng mà còn duy trì quan hệ với khách hàng. Việc gửi thư cảm ơn, khảo sát mức độ hài lòng, hay đề xuất kế hoạch truyền thông hậu kỳ là cách để gia tăng uy tín và xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài.
Kết luận
Một agency tổ chức sự kiện chuyên nghiệp không chỉ dừng lại ở việc “làm đúng yêu cầu”, mà còn đóng vai trò là người đồng hành chiến lược của doanh nghiệp. Quy trình tổ chức sự kiện của một agency không đơn giản là dàn dựng sân khấu hay sắp xếp bàn ghế, mà là hành trình tổng hòa của tư duy sáng tạo, kế hoạch chi tiết và khả năng ứng biến linh hoạt.
Khi lựa chọn agency, doanh nghiệp cần xem xét kỹ về kinh nghiệm, đội ngũ nhân sự, các dự án từng triển khai và phong cách làm việc. Một sự kiện thành công là sự kiện để lại dư âm – và điều đó chỉ đến khi bạn chọn đúng đơn vị tổ chức.
